[일본 취업 매너편] 메일 작성시의 주의사항! | 일본 취업 바로 알기

[일본 취업 매너편] 메일 작성시의 주의사항! | 일본 취업 바로 알기

 이번 게시글에서는 일본에서 취업 활동시에 꼭 염두에 두고 있어야 하는 이메일 작성 방법에 대해서 알아보겠다. 기본적으로 비즈니스 메일 작성과 같은 요령으로 작성하면 된다. 외국인이며, 이과 출신이라면, 표현 자체는 어느 정도 완벽하지 않아도 학생임을 감안해서 넘어가주는 분위기이다. 하지만 양식을 제대로 지키지 않을 경우, 회사나 담당자에 따라서 취업에 악영향이 갈 수 있다. 메일을 작성할 때, 악영향이 가지 않도록 기본적인 매너들에 대해서 알아보도록 하자.

 

*최근 내 주변에 연구실과 컨택을 취하는 친구들이 메일을 아주 재밌게 보내고 있는 것 같은데, 취활뿐만 아니라 연구실과 컨택을 할 경우에도 이 양식을 지켜서 보내는 것을 추천한다. 다만 표현은 조금 더 간소화해도 교수님들이 이해해주는 경우가 많으니 참고하자.

---

목차

---

0. 완성 예시

 아래는 내가 직접 작성해본 이메일 작성 예시이다. 아래 정도만 잘 지켜도 불이익을 받지는 않을 것이다.

件名：[〇〇大学金〇〇]座談会参加希望

〇〇株式会社　〇〇課　〇〇さま ご連絡ありがとうございます。 お世話になっております。 〇〇大学大学院〇〇系研究科〇〇工学専攻修士1年の金〇〇です。 この間連絡してもらったOB座談会に参加を希望しまして連絡しました。 以下の座談会に参加が可能です。 3月25日11時〜 また、用意するべき〇〇に質問があります。 具体的にどのような形式で〇〇を作成すればいいのか教えてもらえると幸いです。 今後もよろしくお願いします。 ---------- 〇〇大学大学院　〇〇系研究科 〇〇工学専攻 KIM MARUMARU (キン・〇〇) （日本）080-〇〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇@gmail.com ----------

 이제 각 부분들을 상세히 살펴보도록 하자.

---

1. 제목 - 알기 쉽고 간결하게

 알기 쉽고, 한눈에 보기 쉽도록 짧은 제목 이면서, 누가 썼는지, 왜 썼는지를 알 수 있는 구체적인 제목을 정한다. 이름만 쓰거나 용건만 쓰는 행위는 삼가도록 하자.

[〇〇大学金〇〇]座談会参加希望 또는  [座談会参加希望]〇〇大学金〇〇

위의 대 괄호([]) 안에 조금 더 중요하다고 생각하는 내용을 넣어주도록 하자. 대괄호 쪽으로 시선이 끌리기 때문에 조금 더 강조된다.

---

2. 본문 1 - 누가 읽을지

 가장 먼저 누구에게 쓰는 메일인지 적는다. 회사명, 소속 부서, 담당자의 이름을 세트로 적어주도록 한다. 혹시 중간에 모르는 부분이 있다면 일부분은 제외하고 쓰도록 하자.

〇〇株式会社　〇〇課　〇〇さま

“様”,”さま”,”さん”의 경우, 내가 메일을 보내는 쪽이고 이번 메일이 처음이라면 “様”나 ”さま”를 사용하고, 상대방으로부터 온 메일에 ”さん”이라고 적혀있다면 ”さん”을 써도 큰 문제는 없다(물론 높으신 분이라면 주의하자). 또, 별도로 참조해야 할 사람이 있다면 "CC.〇〇さま"를 추가해주도록 하자.

---

3. 본문 2 - 인사와 이름 대기

 첫 메일이더라도 신세를 지고 있다고 하고, 내 이름과 소속을 풀네임으로 말한다. 답장일 경우에는 연락해줘서 감사하다는 말을 덧붙인다.

ご連絡ありがとうございます。 お世話になっております。 〇〇大学大学院〇〇系研究科〇〇工学専攻修士1年の金〇〇です。

소속의 경우, 최소한 대학의 정규 이름을, 가능하면 학과나 학년, 경우에 따라서는 연구실을 넣어서 적어준다.

---

4. 본문 3 - 내용(용건)

 적고자 한 본문 내용을 적어준다. 주의사항으로써는, 줄 바꿈을 괜스레 배려해서 중간에 엔터를 누르지 말고, 제대로 。이나 、부분에서 줄 바꿈을 해주도록 하자. 또, 알기 쉽게 단락 사이는 빈 공간을 넣어주도록 하자. 첨부파일이 있다면, 어디에 표시되는지도 간단히 언급해주자.

この間連絡してもらったOB座談会に参加を希望しまして連絡しました。 以下の座談会に参加が可能です。 3月25日11時〜 また、用意するべき〇〇に質問があります。 具体的にどのような形式で〇〇を作成すればいいのか教えてもらえると幸いです。

 또, 하고자 하는 말이 많을 경우에는 아래와 같은 항목별 쓰기나 숫자 붙이기를 적극 활용하자.

• 말 1: 
• 말 2:

1. 말
2. 말
3. 말

(1) 말

(2) 말

---

5. 본문 4 - 맺음말

 답신이 필요한 메일의 경우, “よろしくお願いします。”,“それではよろしくお願いします。”,“今後もよろしくお願いします。”를 넣어준다.

 

 답신이 필요 없는 경우에는,”この メールには返信はしなくても大丈夫です。” 좀 더 정중하게 하자면 ”ご多忙かと存じますので、ご返信には及びません。”라는 멘트와 감사 인사를 넣어주도록 하자.

---

6. 본문 5 - 서명 (Gmail추천)

 기본적으로 대학명, 성명, 주소, 전화번호, 이메일과 같은 내용을 적어주면 된다. 나의 경우, 아래와 같이 적어둔다.

〇〇大学大学院　〇〇系研究科 〇〇工学専攻 KIM MARUMARU (キン・〇〇) （日本）080-〇〇〇〇-〇〇〇〇 〇〇@gmail.com

---

6. 주의 사항

주의해야 할 표현들

 다음과 같은 일본어의 일상 표현들에 주의하도록 하자. 

일상적인 표현들	정중한 문어체 표현들
すみません	申し訳ございません
お世話さまです	お世話になります or お世話になっております
ご連絡いたしました	ご連絡しました
御社	貴社
〜になります	〜です
よろしかったでしょうか	よろしいでしょうか

한자의 경우, 어느 정도 풀어서 써도 된다.

 

템플릿을 만들어보자

 일반적으로 취활중에는, 다음과 같은 내용의 메일이 대부분이었기에 각각의 주제들에 대해서 한번 나만의 템플릿을 만들어두는 것을 추천한다.

• 문의(질문)
• 신청
• 부탁
• 사과(지각 등등)
• 감사(질문에 대한 답변, 합격, 행사 안내 등등에 대해서)

 

쿠션이 되는 말을 끼워 넣자

어떠한 말을 할 때에는, 앞에 쿠션이 되는 말을 넣어주도록 한다. 한국어로 예시를 들자면,

~~ 을 알려주세요 -> 죄송하지만, ~~ 을 알려주실 수 있나요?

라는 느낌으로 적어주면 완벽하다.

---

맺음말

 이번 게시글에서는 일본의 비즈니스 메일을 적는 방법과 유사한, 취업활동 중에 적는 메일에 대해서 알아보았다. 이과 직종들의 경우, 이메일을 잘못 썼다고 해서 큰 영향이 가지는 않는다. 하지만, 영업직과 같은 기본적인 매너가 중요한 직책의 경우에는 인사 평가에 반영이 될 가능성이 상당히 높다. 또한 기본적으로 서로 친절하게, 기분이 상하지 않도록 신경 쓰면서 메일을 적으면 분명 더 좋은 이미지를 줄 수 있을 것이다. 일본에서의 취업을 생각하는 모든 사람들에게 도움이 되기를 바라며, 이만 글을 마친다.

밑에 공감 버튼 한 번씩 클릭 부탁드립니다! 
내용에 관한 질문이나 의견이 있다면 댓글로 남겨주세요.

질문 공지 사항

일본 취업 전자책 구매

일본 취업 상담 서비스

Copyright 2022 KIN All rights reserved. 
KIN