매너 있게 선고/면접 사퇴 메일을 적어보자! | 일본 취업 바로알기(12)

매너 있게 선고/면접 사퇴 메일을 적어보자! | 일본 취업 바로알기(12)

 이번 게시글에서는, 취업 과정 도중에, 면접이나 선고 등등을 그만두기 위한 연락에 대해서 알아보도록 하겠다. 나의 경우, 소니 LSI라는 소니의 반도체를 만드는 자기업의 최종 면접을 사퇴하는 메일을 방금 적게 되었다. 그래서 한번 이렇게 정리해보게 되었다. 비즈니스 메일을 적는 법(아래의 포스팅 참조)과 크게 궤를 달리하지는 않지만, 몇 가지 중요한 포인트가 있으니 참고하도록 하자. 기본적으로 매너 있게 사퇴하는 것이 정신 건강에 좋기도 하고, 소니 LSI는 사퇴하지만 소니는 사퇴할 생각이 없는 나처럼, 자회사는 사퇴하지만 그룹회사에 관심이 있다면 더더욱 정중하게 사퇴해야할 것이다.

취업 활동시 메일의 매너와 형식에 대해서 알아보자!(예시 있음) | 일본 취업 바로알기(11)

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면접 사퇴하는 법?

 뭔가 전화나, 서면으로 정중히 사퇴해야 한다고 생각할지도 모르지만, 내정을 받고 난 후이거나, 추천으로 넣고 있는 경우를 제외하고는 메일로 충분하다. 참고로 난 소니 LSI에 추천으로 넣었기 때문에 사실 전화를 하는 편이 더 좋긴 하지만, 정중한 일본어를 자유롭게 구사할 자신이 없고, 홈페이지에 안내사항을 참고해서 메일로 연락하는 쪽으로 했다.

 기본적으로는, 홈페이지에 안내되어 있는 방법과 기간을 지켜서 연락하면 된다.

나의 경우 홈페이지에 "최종면접의 2일전의 15시인가까지, 일정의 변경, 취소를 원하는 사람은 아래의 메일 주소로 연락을 주세요"하는 안내 문구가 있기도 했다.

 

 혹시 안내받은 기간을 지나쳤을 경우에는, 최대한 빠르게 전화로 연락을 주도록 하자. 특히 당일날 노쇼를 하는 건 매우 안 좋은 인상을 주며, 향후 해당 학교 학생의 이미지나, 한국인에 대한 편견을 만들 수 있다.(혐한제조기는 ㄴㄴ하다)

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간단 완성 예시

[最終面接辞退のご連絡]東京大学大学院精密工学専攻KIM〇〇 〇〇株式会社　新卒採用担当 いつもお世話になっております。 東京大学大学院工学系研究科精密工学専攻のKIM〇〇です。 ID：S22〇〇 先日は、面接のご通知を頂きまして、誠にありがとうございました。 しかし、諸般の事情により、今後の選考（2021/04/14(水)　14:00の最終面接）を辞退させて頂きたく存じます。 貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。 誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。 本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。 ---------- 東京大学大学院　工学系研究科 精密工学専攻 KIM MARUMARU (キン・〇〇) （日本）080-〇〇〇〇-〇〇〇〇 aaaa8757@gmail.com----------

실제로 내가 보낸 메일

기본적인 적는 방법은 아래의 비즈니스 메일 쓰는 법과 크게 다르지 않으니 그쪽도 꼭 참고하도록 하자.

취업 활동시 메일의 매너와 형식에 대해서 알아보자!(예시 있음) | 일본 취업 바로알기(11)

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1.제목부터 인사까지

 일단 제목은 알기 쉽게, 내가 누구인지, 어떤 용건인지를 적어둔다.

[最終面接辞退のご連絡]東京大学大学院精密工学専攻KIM〇〇

 그리고 메일을 읽어야하는 담당자를 파악한다음, 회사의 정식 명칭과 함께 담당자에 대해서 적어 준다. 이름을 모를 경우에는 담당이나 직책까지 적어주고, 이름을 알경우에는 이름 뒤에 様까지 붙여두자.

〇〇株式会社　新卒採用担当

 인사는 아래와 같이 하면 된다. 다만 내가 누구인지 정확하게 밝히고, 가능하면 누구인지 특정하기 쉽도록 홈페이지의 아이디 등등도 기재해준다.

いつもお世話になっております。 東京大学大学院工学系研究科精密工学専攻のKIM〇〇です。 ID：S22〇〇

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2.내용은 결론부터

 인사가 끝났다면, 감사인사를 한 뒤 바로 결론인 선고/면접 사퇴를 선언한다. 오해나 실수가 발생하지 않도록 구체적으로 사퇴할 면접에 대해서 추가로 적어두는 것도 좋다.

先日は、面接のご通知を頂きまして、誠にありがとうございました。 しかし、諸般の事情により、今後の選考（2021/04/14(水)　14:00の最終面接）を辞退させて頂きたく存じます。

 사퇴의 이유의 경우, 모호하게 적도록 하자. 구체적으로 이유가 있다면(~~시험과 일정이 겹친다 등등) 솔직하게 적어둬도 괜찮지만, 기본적으로 둥글둥글한 이유를 적어두어야한다. 예를 들어서 "ㅇㅇ 회사와 면접이 겹쳐서", "제 1지망 회사에 붙어서" 같은 이유들을 굉장히 날이 선 이유이기 때문에 실례가 될 수 있다. "一身上の都合により", "諸般の事情により"와 같은 애매모호한, 둥글둥글한 이유를 적어두도록 하자.

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3.사과 하기

 위의 내용을 충분히 전했다면, 이제는 사과를 해야할 때이다. 

 가장 먼저, 면접을 위해서 시간을 내준 점, 지금까지 선고를 진행하면서 시간을 투자해둔 점에 대해서 사과를 한다.

貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、このようなお返事となり、大変申し訳ございません。

 다음으로, 용서나 허락을 구하는 말을 넣어준다. 그냥 통보하는 것이 아닌, 상대방이 허락하거나 용서하는 형태로 부드럽게 적어주어야 하기 때문이다.

誠に身勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく、お願い申し上げます。

 그리고 나서, 직접 찾아가지 못한다는 점, 메일로 사죄하게 되었다는 점에 대해서 사과를 한다. 사죄의 경우 직접 찾아가는 것이 제일 좋은 방법이기에, 이렇게 쉬운 방법으로 사죄하게 된 점을 사과한다. 

本来は、直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことを、重ねてお詫び申し上げます。

 마지막으로, 비즈니스 상의 관용구같은 느낌의 문장을 넣어준다. 일반적으로 거절하는 연락을 할 때에는 상대방의 발전을 기원하는 관용구를 넣어주도록 되어있다. 일본에서 취업활동을 한 사람들이라면 탈락할때마다 오는 메일과 전화 연락에 꼭 들어있는 그 문구를 들어본 적이 있을 것이다.

末筆ながら、貴社の益々のご発展と、皆様のご健康とご活躍をお祈り申し上げます。

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실제로 내가 받은 답변과 그외

25분만에 온 답장. 빠르게 받아들여 주셨다.

 메일을 한지 30분이 채 되기전에 바로 알겠다는 메일이 왔다. 이로써 모든 사퇴 절자가 끝났고, 홈페이지상에서도 최종 면접 준비하는 내용이 없어졌다. 다행이다 ㅎㅎ.

 

 지금까지 사퇴 메일을 적는 법에 대해서 알아보았다. 이렇게 까지 정중하게 메일을 남기는 것을 보고 너무 과하다고 느끼거나, 일본스럽다고 느끼는 사람이 있을지도 모르겠다. 후자의 경우 확실히 일본 스럽다고 생각하지만, 전자의 경우 전혀 과하다고 생각하지 않는다. 이러한 연락의 경우, 예의를 제대로 차리지 못하면 타 그룹회사에 입사할 때 영향이 있을 수 있으며, 설사 다른 회사에 간다고해도, 얼마든지 다시 비즈니스 파트너로 만나게 되는 경우가 있게 된다. 그러한 경우에 혹시라도 안좋은 영향이 갈 수 있으니 무조건 최대한 안좋은 인상을 주면 안되는 것이다. 그러니 꼭 메일을 남길 때에는 정중하고 예의바르게, 매너 있게 행동하도록 하자.

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맺음말

 이번 게시글에서는 선고 과정을 그만두기 위한 메일을 쓰는 법에 대해서 알아보았다. 혹시라도, 여러 회사에 응시했는데, 먼저 합격하거나, 가기 싫어졌는 데에도 불구하고 어떻게 연락해야 할 지 모르겠는 사람, 면접장에 노쇼를 시전하는 사람들이 줄어들기를 바란다. 일본취업을 꿈 꾸는 모든 사람들이 모두 잘 되기를 바라면서 이만 글을 마친다.

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